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目       录
1 范围
2 引用标准
3 定义
4 总则
5 CAD电子文件的收集积累
6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档
7 电子档案的管理
  附录A（提示的附录）CAD电子文件积累登记表
  附录B（提示的附录）电子档案登记表
  附录C（提示的附录）电子文件使用权限保护登记表
  附录D（提示的附录）计算机软件产品登记表
  附录E（提示的附录）CAD电子文件归档流程图

中华人民共和国国家标准
   
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
第一部分：电子文件归档与档案管理

Requirements for optical disk storage,filing and archival management of CAD  electronic  records
Part 1:Filing and archival magagement of CAD electronic records

GB/T 17678.1--1999
    1 范围

    本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
    本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。

    2 引用标准

    下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
    GB/T 7408--1994  数据元和交换格式  信息交换   日期和时间表示法（eqv ISO 8601:1988）
    GB/T 8566--1995  信息技术  软件生存期过程
    GB/T 8567--1988  计算机软件产品开发文件编制指南
    GB/T 9385--1988  计算机软件需求说明编制指南
    GB/T 9386--1988  计算机软件测试文件编制规范
    GB/T 17678.2--1999  CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求   第二部分：光盘信息组织结构
    GB/T 17679--1999  CAD电子文件光盘存储归档一致性测试
    GB/T 17825.1--1999  CAD文件管理  总则
    GB/T 17825.2--1999  CAD文件管理  基本格式
    GB/T 17825.3--1999  CAD文件管理  编号原则
    GB/T 17825.4--1999  CAD文件管理  编制规则
    GB/T 17825.5--1999  CAD文件管理  基本程序
    GB/T 17825.6--1999  CAD文件管理  更改规则
    GB/T 17825.7--1999  CAD文件管理  签属规则
    GB/T 17825.8--1999  CAD文件管理  标准化审查
    GB/T 17825.9--1999  CAD文件管理  完整性
    GB/T 17825.10--1999  CAD文件管理  存储与维护

    3 定义

    本标准采用下列定义：
    3.1  电子文件  electronic records
    能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
    3.2  CAD电子文件  CAD  electronic records
    由CAD系统产生的电子文件。
    3.3  电子档案  electronic archives
    具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

    4 总则

    4.1  CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。
    4.2   根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。
    4.3   为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。
    4.4  CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
    4.5   对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。
    4.6   电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
    4.7  归档的CAD电子文件格式应符合GB/T 17825.1~17825.10中CAD文件管理的各项规定。

    5 CAD电子文件的收集积累

    5.1  收集范围
    在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：
    5.1.1   图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；
    5.1.2  图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；
    5.1.3   数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
    5.1.4   文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
    5.1.5   计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
    5.1.6   配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
    5.2  收集积累要求
    5.2.1   电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。
    5.2.2   收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。
    5.2.3   电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。
    5.2.4   电子文件的更改单应收集积累、登记。并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录A中表A3。
    5.2.5   积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。
    5.2.6   积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。
    5.2.7   在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。
    5.2.8   积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。

    6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档

    6.1  整理方法
    6.1.1   归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。
    6.1.2   产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
    6.1.2.1   图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
    6.1.2.2   数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。
    6.1.2.3   文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
    6.1.2.4  计算机程序按形成时间顺序排列。
    6.1.2.5  归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
    6.1.3   存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
    6.1.3.1   编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。
 
    a)   档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。
    b)   项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。
    c)  电子文件类别代码用字母表示。其中：
    G－－图形文件  I－－图像文件  D－－数据文件   T－－文本文件  P－－计算机程序
    如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。
    d)   光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。
    6.1.3.2  套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。
    6.1.3.3  名称：归档项目名称。
    6.1.3.4  密级；盘内存储的电子文件的最高密级。
    6.1.3.5   保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。
    6.1.3.6   软、硬件平台：识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。
    6.1.3.7   归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。
    6.1.4   电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B5。
    6.1.5  编写归档说明
    6.1.5.1   编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。
    6.1.5.2   编写要求；文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。
    6.2  归档电子文件格式要求
    归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/T 17825.2的规定。
    6.3  归档电子文件完整性、有效性和安全性。
    6.3.1   归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。
    6.3.2   软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理；各阶段形成的软件说明应执行GB/T 8566、GB/T 8567、GB/T 9385、GB/T 9386的规定；软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB/T 17825.1~17825.10 CAD文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。
    6.3.3   在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
    6.3.4   归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。
    6.4  归档电子文件的鉴定与检查 
    6.4.1   鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；
    6.4.2  检查载体有无病毒、有无划痕；
    6.4.3   鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限；
    6.4.5   检查存储归档电子文件的是否符合归档要求；
    6.4.6   检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性；
    6.4.7   检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中，见附录B中表B4。
    6.4.8   归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计算机软件产品登记表，见附录D。
    6.4.9  归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。
    6.5  归档程序
    6.5.1  归档时间
    6.5.1.1  产品研制、工程设计的电子文件归档时间
    产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。
    6.5.1.2  科研课题的电子文件归档时间
    科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。
    6.5.1.3  其他类目的电子文件归档时间
    其他类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。
    6.5.2  归档手续
    6.5.2.1  归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。
    6.5.2.2   验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位，一份留档案部门备查。
    6.5.2.3   归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附录C。
    6.6  归档电子文件的状态与数量
    6.6.1   归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。
    6.6.2   归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。
    6.6.3   归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。

    7 电子档案的管理

    7.1  管理要求
    7.1.1   档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。
    7.1.2   档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。
    7.1.3   由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
    7.1.4  存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。
    7.2  保管环境
    7.2.1   归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB/T 17825.10的规定。
    7.2.2  环境温度为14ºC~24ºC，相对湿度45％~60％。
    7.2.3  远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
    7.3  检测与维护
    电子档案应每5年进行一次有效性、安全检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记，检查登记表格式及填写方法见附录B中表B4。
    7.4  利用
    7.4.1   归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
    7.4.2   电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。
    7.4.3   已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。
    7.4.4  电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。
    7.4.5   电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
    7.5  统计
    档案部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。
    7.6  鉴定与销毁
    7.6.1  鉴定与检测
    电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。
    7.6.1.1   检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；
    7.6.1.2   检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁；
    7.6.1.3   检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；
    7.6.1.4   检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求；
    7.6.1.5   检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
    7.6.2     销毁
    7.6.2.1   根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁；
    7.6.2.2   在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
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